La définition de fonction ou charte de poste est une notion élémentaire qui permet de préciser les attendus d’une personne à un poste donné.

La définition de fonction doit comporter :

• L’intitulé du poste : fais au plus simple et au plus pragmatique, c’est ce qui sera le mieux compris par l’intéressé et par les collaborateurs de l’entreprise. Evite les titres « ronflants » qui n’alimentent que les egos de ceux qui sont en mal d’image. Sois très parcimonieux avec les titres de directeurs, car les gens sont toujours très attirés par les titres et les avantages afférents aux titres, mais ils ne sont même pas conscients ou ne veulent pas prendre conscience des devoirs que cela leur confère.
• Le rattachement hiérarchique : notion très importante pour établir la chaîne d’autorité de l’entreprise. Normalement, le supérieur hiérarchique est celui qui décide le salaire du collaborateur. C’est simple à comprendre pour tout le monde, cela crée des obligations au « chef », cela clarifie le « qui décide quoi » pour le collaborateur et pour tout le monde. Malheureusement, beaucoup trop de situations sont beaucoup plus complexes que cela. Il peut exister un rattachement fonctionnel (logique de fonctionnement) – ce dernier doit être précisé clairement. Dans ce cas, le supérieur hiérarchique et le supérieur fonctionnel ont leur mot à dire quant au niveau de rémunération du collaborateur, cela doit être signifié à toutes les parties. Une cellule ou procédure d’arbitrage doit être prévue pour garantir une évaluation équitable.
• La raison d’être du poste : Il s’agit simplement de préciser pourquoi tu crées ce poste, ou, pourquoi tu recrutes, c’est-à-dire quelles sont les missions qui vont être confiées au titulaire du poste. Sois précis, et n’hésite pas à modifier les missions chaque fois qu’il le faut, sinon tu organises la sédimentation de tes fonctionnements.
• L’autorité à exercer, et les responsabilités confiées : Il ne doit pas y avoir d’ambiguïté dans l’esprit du titulaire, ni dans ceux des acteurs de l’entreprise quant au pouvoir afférent à un poste
• Principales tâches : L’essentiel des actions à mener et des transformations à conduire est ici rappelé pour éviter toute déviation volontaire ou non, ce qui peut arriver par facilités personnelles ou sous la pression d’événements de rupture qui impactent l’entreprise. Les tâches doivent être revues et reprécisées, chaque fois que les missions sont modifiées.
• Principales liaisons fonctionnelles : Je ne parle pas du rattachement fonctionnel évoqué précédemment, mais des relations nécessaires à entretenir avec les autres fonctions pour une harmonie de fonctionnement.
• Remplacement pour les tâches essentielles en cas d’absence : C’est la moindre des précautions à communiquer aux équipes pour assurer une continuité de service performante.
• Principaux indicateurs (voir indicateurs) : Il est très important que le titulaire du poste mais aussi ses équipes et ses collègues sachent quels sont les indicateurs qui seront suivis, cela va permettre à chacun d’être précis et tenace. Définir les indicateurs avant de recruter un titulaire est le signe d’une très bonne maîtrise de son sujet et d’une capacité à définir ce qui doit être réalisé avec force détails.
• Signatures : la logique veut que le titulaire atteste par sa signature qu’il a bien compris ce que l’on attend de lui. La même logique veut que les vérificateurs signent, j’entends par vérificateurs à la fois le supérieur hiérarchique et le directeur de fonction. Cela garantit la bonne compréhension par tout le monde du périmètre d’action du poste. Enfin, il est intéressant de faire signer l’approbateur, c’est-à-dire le DRH qui disposant d’un regard transversal sur l’ensemble des fonctions, va garantir l’importance du poste, le coût du poste, et la logique du poste.

NB : ce n’est pas à une personne de la DRH d’établir la fiche de poste , ni son contenu, ni ses indicateurs, mais bien aux opérationnels de le faire.